Anahtar Logonar

BPM- Flow / İş Süreç Yönetimi

İş Süreçleri Yönetimi (BPM) Nedir? 
İş Süreçleri Yönetimi (Business Process Management),  iş süreçleri üzerinde kurulan merkezi bir Sürekli İyileştirme Sistemi  ile iş süreçlerinde kalite ve verimliliğin artırılmasını sağlar. Bunun için süreç hedeflerinin belirlenmesi, gerçekleşen sonuçların düzenli olarak ölçümlenmesi, hedeflerle kıyaslanması ve yeni iyileştirme önerilerinin toplanması ve sonuçlandırılarak uygulamaya alınması gerekir.
Neden İş Süreçleri Yönetimi?
İş Süreçleri Yönetimi, işlerin  tanımlı bir akış içinde, doğru bilgiye dayalı olarak, ”hızlı ve kesintisiz” akmasını, süreç maliyetlerinin düşürülmesini sağlar. Bu kapsamda Elektronik İş Akışı iş süreçlerinin merkezi yönetimini sağlayan en önemli teknolojidir.
———————————————————————————————-
    • İş akışlarına uygulanabilir kurallar getirir.
    • İş süreçlerini hızlandırır, üretkenliği artırır.
    • Süreç maliyetlerini azaltır.
    • Ekip verimliliğini yükseltir.
    • Darboğazları, aksamaları kontrol ve iyileştirme olanakları sağlar.

İş Süreçleri Yönetimi programları ile neler yapabilirsiniz.

Esasında böyle bir programa sahipseniz firmanızda özellikle Kurumsallık adına birçok işlemi kontrol altına alabilir, sistem içinde izlenebilir hale gelebilirsiniz.
 
Teknik detaylara girmeden örneklerle bu programlar ne işe yarar açıklamaya çalışalım.

Örnek 1:
 
Örneğin bir Pazarlama firmasınız Mobil Satış Sistemlerinden veya manuel sipariş alıyorsunuz. Böyle bir sisteminiz var ise ve kurallar tanımlandığı ise sistem ERP nize sipariş geldiğinden itibaren otomatik çalışmaya başlar.
 
5.000 TL altında bir siparişte direkt satıcının onayı yeterlidir diyebilirsiniz. 5.000-10.000 TL arası bir siparişte Satıcı ve Bölge müdürü daha üst bir satışta ise Satış müdürünün (3 lü onay) alınmasını sistem otomatik yapar. Bu onaylar alındı ise Sipariş otomatik olarak Sevkedilebilir olur.
 
Bu onayları alırken sisteme Ödeme-Tahsilat kontrolu, Risk kontrolu, Vade kontrolu gibi işlemleride otomatik yaptırabilirsiz.

Örnek 2

Şirketinizde SatınAlma işlemlerini takip etmek istiyorsunuz. Sistem içerisine kurulacak bir Talep yönetimi ile bütün personeliniz ister Şirket ile ilgili alımlar isterse herhangi bir ürünün SatınAlması ile ilgili talepleri bu sisteme girer ve sistemin onay mekanizması otomatik çalışmaya başlar. Böylece gene sizin istediğiniz kurguya göre limitler belirlenir ve ilgili her birimin onayının alınması zorunlu hale getirilebilir.

Örnek 3

Çalışan sayısı firmalarda en zor takip işlerinden biride Evrakların onaylanmasıdır. Bu sistemde Fatura Sekreterinize gelir. Sekreteriniz faturayı Scan eder ve sisteme dahil eder. Sistem daha önceden tanımlanmış onay mekanizmasını çalıştırarak fatura için gerekli onayların alınmasını sağlar. Fatura ise Sekreteriniz tarafından ilgili birime genellikle Muhasebeye iletilir. Son onay verildiğinde Fatura onayı açıklamalar ile birlikte Muhasebe ekranına düşer ve evrak onaylanmış şekilde ERP içerisine alınır.

Örnek 4

Çalışanlarınızın masraflarının girilmesi özellikle şirket dışında çalışanların bunlarla ilgili bilgiyi göndermesi ve aktarılması zaman kaybı olmaktadır. Bir adet Masraf Formu yaratılarak kişilerin Tablet veya bilgisayarlarından bu bilgilerin online girilmesi sağlanır. İstenirse sistem gene bir onay mekanizmasından geçerek (Bölge Müdürü, Satış Müdürü) Mali işlere gelir. Evrak kontrolu (Belge) yapılarak yapılan harcamaların ERP ye otomatik aktarılması sağlanabilir.

Örnek 5

Firmalarda Avans Formlarının onayı ve takibi zaman zaman ciddi süre alan olaylardır. Bu sistemde kişi ilgili Avans formunu girer. Sistem onay mekanizmasını otomatik olarak çalıştırarak bu Avansın onayını alarak işlemin gerçekleştirilmesini sağlar.

Örnek 6

İnsan Kaynakları departmanınız ihtiyaçlarınıza göre bir personel istihdamında bulundu. İşe alım süreçlerini (ki buda sistem içerisinde tanımlanabilir) yaptıktan işe alınan personelle ilgili işlemlerin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Örneğin Bordro bölümüne işe alım işlemleri bilgilerinin gönderilmesi, Yemek Kartlarına sipariş verilmesi, Servis planlamasının yapılması, Kişinin bölümünün (oturacağı yer, Bilgisayar, Yetkilendirme, Kırtasiye vb) planlaması ve ayarlanması gibi ihtiyaçlar ortaya çıkmaktadır.
 
Şirketlerde bu işlemler bazen sözlü, bazen e-mail ortamında yapılmaktadır. Buda zaman kaybına, bazı işlerin zamanında yapılmamasına neden olmakta ve şirket içi memnuniyetsizliğe yol açmaktadır. Oysa BPM üstünde tanımlanan bir iş akışı ve bilgilendirme sistemi ile bu işlemler birkaç dakika içerisinde bütün ilgililere gerekli bilginin verilmesini ve sonuçlarının takip edilmesi sağlanmaktadır.
 
 
Şirket içinde yetkili personellerin satın alma taleplerini yapabilmesi, ilgili yönetici onaylarından geçmesi onaylanan ya da onaylanmayan taleplerle ilgili bilgilendirmeyi ilgili ekiplere yönlendiren süreçlerdir.
Onaylı taleplerin satın alma ekibi tarafından sipariş edilinceye kadar araştırmaların yapıldığı süreçlerdir. 
Teklif toplama, değerlendirme ve onaylama işlemleri bu süreçlerde yönetilir. Onaylanan siparişler ilgili ERP içine sipariş kaydı, fişi olarak aktarılabilir.
Şirkete kağıt veya elektronik olarak gelen faturaları süreç üzerinde takip etmeye yarayan süreçlerdir. 
Fatura sipariş eşleştirme ve faturanın ilgili ticari sisteme aktarılması bu süreçlerle sağlanabilir.

Şirket personellerinin iş seyahatleri için ihtiyaç duyacakları otel, araç veya uçak biletleriyle ilgili bilgileri girerek ilgili ekibin bu ihtiyaca yönelik araştırmalar yapabileceği ve karşılıklı bilgi alışverişiyle görevin tamamlanacağı süreçlerdir.

Şirket içindeki personellerin izin taleplerini yapabilecekleri, E-Flow içindeki hesaplamalarla ya da kullanılan izin programlarıyla yapılacak entegrasyon çalışmalarıyla kalan ve hakedilen izinlere göre yönlendirmeler yapan ve onaylanan izinleri raporlayabilme imkanı sağlayan süreçlerdir.

Şirket personellerinin masraflarını anlık olarak girerek ilgili yönetici onaylarına ardından muhasebeye gönderebileceği süreçlerdir. Aldıkları iş avanslarıyla mahsup edebilecekleri süreçler de tasarlanabili

Personellerin iş veya maaş avanslarını talep edebilecekleri, onaylarla birlikte yine haberdar edilecekleri süreçlerdir.

Satın alınan ürünlerin basit girdi kontrollerden geçirilmesi ve tedarikçilerin değerlendirilmesi söz konusu olabiliyor. Gelen ürünler siparişe uygun geldi mi, görüntü, miktar, kalite  vb. kriterlerle siparişin değerlendirilmeleri bu süreçlerle yönetiliyor.

Personellerin istediği ekranlarda E-Flow içinden veya farklı programlardan bazı bilgiler girerek istedikleri raporu alabilecekleri süreçler tasarlanabilir. Ör: Herkes kalan iznini görebilsin diye izin rapor süreçleri tasarlanabilir. Bir başka örnek ekrandan bir cari adı seçelim bize o cariye ait bakiye hareketlerini göstersin gibi farklı süreçler de olabilir.

Ekipmanların ve ölçüm cihazlarının belirli periyotlarda otomatik olarak uyarılarla doğrulama/kalibre edilmeleriyle ilgili görevilerin başlatıldığı ve takiplerinin yapıldığı süreçlerdir.

Gelen ürünlerin kalite kontrolden geçmeleri gerektiği durumlarda ürün bazında ya da belli gruplamalara göre kalite kontrol görevleri oluşturarak süreç üzerinde takiplerini yapmaları, varsa bir uygunsuzluk tedarikçiye geri gönderilmesi ya da diğer takipleri içeren süreçlerdir. Özellikle üretim firmalarında kullanılır.

Sadece zaman periyoduna göre değil belirli saat, km vb. ölçüm kriterlerilyle veri girişleri yapılan cihazlar için de periyodu dolan makinalara bakım yapılmasıyla ilgili görevlerin sistem tarafından başlatılıup bakım sonuna kadarki tüm sürecin takibini yaptırabileceğimiz süreçlerdir.

E-Flow içinde ya da farklı ERP’ ler içinde tutulan cari kayıtlarına yeni kayıt eklemek için oluşturulan süreçlerdir.

Şirket içindeki iş kazası kapsamına girmesi muhtemel ya da işle ilgili herhangi bir uygunsuzluğu ilgili ekiplere bildirerek uygunsuzluğun çözülmesi, çözülene kadar raporlanabilmesi, çözülmez ise uyarması gibi süreçler tasarlanabilir.

E-Flow içinde ya da farklı ERP’ ler içinde tutulan malzeme kayıtlarına yeni kayıt eklemek için oluşturulan süreçlerdir.

Şubeleri yerinde denetleyebilmek için lokasyon bazlı yine önceden belirlenmiş bazı soruları yanıtlayarak yerinde denetimlerin gerçekleştirildiği, uygunsuzlukların ilgili ekip/yöneticilere bildirildiği ve takiplerinin yapıldı süreçlerdir.

Satış aktiviteleri ile ilgili satış personellerinin gittiği yerlere lişkin dolduracağı formları takip ettiğimiz süreçlerdir.

Müşterilere yönelik verilen tekliflerin girildiği ve teklife ait fiyat,özellik vb. bilgilerin yönetici onaylarından geçtiği, ERP’ lerle veri alışverişlerini yapılarak sistemin belirli kontrollere göre seçenekler sunduğu süreçlerdir. Verilen tekliflerin onaylanıp, onaylanmadığı takip edilir ve gerekli kontroller sağlanır

Satıştan sonra müşterilere yönelik hizmetlerde sözleşme kapsamında veya haricinde verilen hizmetlerin
 takip edilmesi, kontrollerin sağlanması ve gerekli durumlarda tekrar faturalanması konularını içeren süreçleridir.

Üretim yapan firmalarda belirli üretim süreçlerinin aşamaları proje proje belirleniyor. Her projenin aşamaları üretim yapıldıkça aşamaya ait sorularla birlikte ilgili formlarının imzalanarak sisteme yüklenmesiyle üretimin aşamaları da takip edilebiliyor

Yapılan üretimlerin testlerine ait eksikliklerin ya da doğrulamaların takip edildiği ve üretimden çıkması için hazırlanan  formların sisteme yüklendiği süreçlerdir.

Uygunsuzluk sürecine benzer şekilde DÖF süreçlerini de kalite yönetim standarlatrı çerçevesinde takip edebileceğini süreçler tasarlanabilir.

Yıllık zorunlu veya isteğe bağlı alınacak eğitimlerin planlandığı süreçlerdir. Yöneticiler kendi astları için alınacak eğitimleri belirleyebilir ve eğitimleri alıp almadığını raporlayabilir.

Şirket içi / Şirket dışı  verilen eğitimlerin girişlerinin yapıldığı, eğitime katılan kişilerin seçilerek, imzalanan eğitim formunun sisteme eklendiği süreçlerdir. Bu sürece ek olarak katılan herkese aldıkları eğitimlerle ilgili eğitim değerlendirme görevleri gönderilir.

Ve diğer süreçler

DETAYLI BİLGİ VE DEMO İÇİN LÜTFEN BİZE ULAŞIN…

Logo ik